建立健全困难职工档案（含电子档案和纸质档案），完善档案管理制度，是各级工会组织做好困难职工帮扶救助工作的基础。根据中华全国总工会办公厅《建立困难职工档案制度暂行办法》（总工办发[2006]36号）、平顶山市总工会办公室《关于公示确认平顶山市困难职工档案的通知》（平工办[2011]11号）文件规定，现就进一步规范我市困难职工档案管理工作的有关事项通知如下：
一、配备人员，明确职责
各基层工会必须确定1名工会帮扶系统管理员。不能配备专职的，必须明确有人负责。其职责是做好本单位困难职工档案信息录入、更改、整理、上报等工作，使该档案成为掌握困难职工群体状况、开展送温暖活动和帮扶救助工作、推动解决相关问题的重要依据。
请各单位将档案管理员名单于3月15日前报市总工会困难职工帮扶中心。
二、对已建困难职工档案进行整理
各基层工会应对原来已经建立的困难职工档案进行系统整理，切实做到所有接受帮扶救助的职工必须是工会帮扶网内的在档职工。
各单位已经接受过救助但未建档的职工（包括发放过送温暖资金的），必须根据本人情况补建正式或临时档案。
1.建立正式档案
（1）入工会帮扶网（建立正式档案）的困难职工人均收入标准：①低保户：人均月收入为260元及以下；②低保边缘户：人均月收入（按不超过最低生活保障线50%）为390元及以下；③最高上限原则上人均月收入不超过500元。
（2）建立困难职工档案的人员，身份证号必须是最新的，做到电子档案录入的身份证号、救助资金发放实名制表所填身份证号、本人所持身份证号一致。
（3）填写各类表格中的职工姓名，均以本人身份证为准，不得使用同音字。
（4）电子档案与纸质档案应当一致。
基层工会存放的困难职工纸质档案内容包括：个人申请；家庭有收入成员的相关收入证明；本人身份证复印件；单位审核情况；有特殊情况（如大病或低保户）的，要附相关证明的复印件。
2.建立临时档案
（1）家庭人均收入高于建立困难职工档案条件，因为患大病及突发性事故等原因当年致困的在职职工，只进行临时救助，建立临时帮扶档案。内容包括：被救助人书面申请，单位工会出具的证明，被救助人填写（市总工会印制）的困难救助登记表，附本人身份证、就医医院诊断证明、病例、医疗费支出结账单据复印件。
对申请临时救助的困难职工，原则上进行一次性救助。
（2）过去帮扶网内已经接受过救助且人均收入高于建立困难职工档案条件的职工，全部转为临时档案。
（3） 退休职工原则上不列入帮扶范围内，确有特殊情况的，应建立临时档案。
（4）人均收入高于建立困难职工档案条件的职工患有大病且属于长期病号的，可以建立正式档案，归入意外致困户。
3.建立档案及整理档案应避免的逻辑错误：
①性别。不得填错性别；
②婚姻状况。已婚的应当填写家庭成员，单亲的应当填写抚养子女的姓名，离异且未再婚的不得填写配偶姓名等；
③健康状况。标明有大病的，应当注明患有何病，不得在健康状况栏内填写健康或良好,并将大病证明（扫描件）上传到个人电子档案附件；
④收入状况。家庭年收入等于家庭各成员月收入×12的总和。
三、注销困难职工档案
帮扶网内的困难职工有以下情况的，应当从本单位已建困难职工档案（含电子档案和纸质档案）中注销：
1.职工调出本单位的；
2.已经办理退休手续的（转入居住地街道或社区管理）；
3.已经脱困或家庭人均月收入高于建立困难职工档案条件的；
4.已经去世的。
四、对困难职工档案实行动态管理
各基层工会应对困难职工档案实行动态管理，按照建立困难职工档案的条件，随时发现随时录入，随时变化随时调整，随时脱困随时撤档。每季度对本单位困难职工状况进行一次核对，分别于1月、4月、7月、10月15日前将核对变更情况通过帮扶网报产业工会和市困难职工帮扶中心，直属企业工会直接报市困难职工帮扶中心。
五、实行抽查建立困难职工档案和帮扶资金发放情况的制度
市总工会将定期（每半年）或不定期对基层工会建立困难职工档案情况和帮扶资金发放使用情况进行抽查。内容包括：一是查看困难职工电子档案，核实是否符合建档标准，录入是否规范；二是查看纸质档案，检查是否符合建档条件，程序（申请---审核---公示---审批---建档）履行是否完整，分类是否清楚；三是查看实名制汇总表，从中抽出若干人进行电话调查，了解是否得到帮扶救助；四是查看帮扶记录，了解对被查人员进行过几次帮扶；五是入户走访，实地考察职工家庭困难程度，看建档的真实性。
平顶山市总工会办公室 2012年2月16日印
[共印150份]